Grimstad kontrollutvalg - Forvaltningsrevisjon om PAN

Innstilling fra kontrollutvalget:

Læringspunktene fremover fra revisjon som bør gjennomføres:

1. A t prosjektenes tidlige fase gis tid og rom for forsvarlige saksutredninger.
2. I tilstrekkelig grad, og på et grunnleggende nivå, ha kompetanse til å vurdere økonomiske kalkyler av betydning for kommunens investeringsprosjekter.
3. Sikre en tilstrekkelig implementering av kommunens prosjektmetodikk.
4. Etablere rutiner og systemer for at sentrale roller i investeringsprosjekter gis tilstrekkelig kompetanse og forståelse av egen rolle.
5. Etablere rutiner og systemer som på kort sikt kan sikre at sentral styringsdokumentasjon etableres i kommunens investeringsprosjekter.
6. Kommunen bør sikre tilstrekkelig kompetanse for offentlige anskaffelser i investeringsprosjekter.
7. Sikre tilstrekkelig overvåking av inngåtte rammeavtaler og nøye vurdere hensiktsmessigheten av å bruke rammeavtaler i større investeringsprosjekter.
8. I tilstrekkelig grad kartlegge og sikre behovet for fagstøtte i prosjektenheten.

Kommunedirektøren møter i kontrollutvalget i løpet av 2025 for å svare ut anbefalingene.

Vedlegg

1. Alle prosjekter skal ha en grundig saksutredning.
2. Økonomiansvarlig må ha kompetanse til å vurdere og følge opp de økonomiske kalkylene
3. Kommunens prosjektmetodikk må følges.
4. Ansvarlige i investeringsprosjekter skal ha nødvendig kompetanse
5. Sentral styringsdokumentasjon skal fremgå av kommunens systemer, herunder regelverk for offentlige anskaffelser
6. Hvorvidt rammeavtaler skal brukes i et prosjekt skal avgjøres på kommunedirektørnivå. Rammeavtalene skal kontinuerlig følges opp av prosjektledelsen.
7. Prosjektledelsen skal ta ansvar for at prosjektet innehar riktig fagstøtte.  
8. Dersom det oppstår behov for ytterligere finansiering, må det løftes til politisk nivå umiddelbart.
9. Oppdatert informasjon om store prosjekter skal være lett tilgjengelig på kommunens hjemmeside.

Vedlegg

Når ett prosjekt er vedtatt, kan endringer som øker kostnadsrammen, eller i betydelig grad endrer kvalitet, bare gjøres med godkjenning av kommunestyret eller delegert folkevalgt organ.

Vedlegg