Oversendelse av interpellasjon fra Paal Ove Sodefjed (INP)

Saken om manglende svar og mangelfull oppfølging av henvendelser, herunder innsynsbegjæringer etter forvaltningsloven og offentleglova, samt klager på ulike forhold og at referater fra møter med forvaltningen underkjennes, oversendes til kontrollutvalget en uavhengig gjennomgang av:

• Har Grimstad kommune etablert og fulgt tilstrekkelige rutiner for behandling av innsynsbegjæringer, klager og annen korrespondanse, samt journalføring og dokumentasjon i samsvar med forvaltningsloven § 11d og offentleglova, og om dagens praksis innebærer brudd på saksbehandlingsreglene.
• Om manglende svar, mangelfull oppfølging og underkjente referater innebærer brudd på kommunens etiske kjerneverdier om åpenhet og redelighet. Resultatet legges fram for kommunestyret innen tre måneder
• Hva er anslaget i antall kroner som Grimstad kommune har benyttet på ressursbruk (penger, ekstern bistand og humankapital) de siste tre årene?
• Kontrollutvalget bes i tillegg redegjøre for de økonomiske og administrative konsekvensene av dagens praksis, samt sammenligning med de andre kommunene i Østre Agder.
• Skille Grimstad seg ut og eventuelt på hvilke områder?

Vedlegg

"Kommunedirektøren bes orientere kommunestyret i neste møte om svaret som blir sendt til Sivilombudet nå i oktober, om saksbehandlingstid i innsynssaker"

Vedlegg

I lys av de siste måneders oppslag som gjelder innsynsbegjæringer og påstander om manglende svar fra administrasjonen, så ønsker kommunestyret og be kontrollutvalget om å se på rutiner og praksis i Grimstad, sammenlignet med andre kommuner i Østre Agder. Kontrollutvalget bes om å belyse følgende:

• Er det etablert tilstrekkelige rutiner for behandling av innsynsbegjæringer, klager og annen korrespondanse, samt journalføring og dokumentasjon i samsvar med forvaltningsloven § 11d og offentleglova.
• Hvordan er antall innsynsbegjæringer og klagesaker de siste tre årene, sammenliknet med andre kommuner i Østre Agder?
• Er disse innsynsbegjæringene representativt for bredden av innbyggerne i de respektive kommunene, eller skiller Grimstad seg ut med alder og antall personer som ber om innsynsbegjæring?
• Hvor mange av disse som har gått videre til Statsforvalteren, Sivilombudet eller Datatilsynet, inkludert klager på manglende svar og oversittet saksbehandlingstid?
• Hvor mange har Statsforvalter, Sivilombudet og Datatilsynet avslått og hvor mange er gitt medhold?
• Hva er anslaget i antall kroner som Grimstad kommune har benyttet på ressursbruk (penger, ekstern bistand og humankapital) de siste tre årene?

Kontrollutvalget bes i tillegg redegjøre for de økonomiske og administrative konsekvensene av dagens praksis, samt sammenligning med de andre kommunene i Østre Agder.

Skille Grimstad seg ut og eventuelt på hvilke områder?

Vedlegg

Kommunestyret ber om en oversikt over:

• • antall innsynsbegjæringer og klagesaker de siste tre årene
  • hvor mange av disse som har gått videre til Statsforvalteren, Sivilombudet eller Datatilsynet, inkludert klager på manglende svar og oversittet saksbehandlingstid
  • hvor mange saker som har utløst purringer fordi kommunen ikke har svart på innsyn eller ikke har fattet vedtak, og hvordan disse purringene er blitt journalført
  • et anslag på hvor mye dette samlet har kostet kommunen i arbeidstid, advokatbistand og andre ressurser

Kommunedirektøren bes i tillegg redegjøre for de økonomiske og administrative konsekvensene av dagens praksis, med særlig vekt på hvordan manglende svar og oversittet saksbehandlingstid bidrar til flere klager, purringer og økt ressursbruk.

Vedlegg

Grimstad kommune er ansvarlig for grunnleggende velferdstjenester og forvalter store ressurser på vegne av fellesskapet.

Kommunen er gitt betydelig makt som forvalter av en rekke lover og forskrifter. Det er derfor viktig at handlingene til folkevalgte og ansatte speiler høy etisk bevissthet.

Befolkningens tillit er en forutsetning for lokaldemokratiet.

Etiske kjerneverdier i Grimstad kommune er: Åpenhet - Redelighet - Respekt - Mot

Saken om manglende svar og mangelfull oppfølging av henvendelser, herunder innsynsbegjæringer etter forvaltningsloven og offentleglova, samt klager på ulike forhold og at referater fra møter med forvaltningen underkjennes, oversendes til kontrollutvalget en uavhengig gjennomgang av:

• Har Grimstad kommune etablert og fulgt tilstrekkelige rutiner for behandling av innsynsbegjæringer, klager og annen korrespondanse, samt journalføring og dokumentasjon i samsvar med forvaltningsloven § 11d og offentleglova, og om dagens praksis innebærer brudd på saksbehandlingsreglene.

• Om manglende svar, mangelfull oppfølging og underkjente referater innebærer brudd på kommunens etiske kjerneverdier om åpenhet og redelighet.

Resultatet legges fram for kommunestyret innen tre måneder

Vedlegg