Rådmannen bes iverksette:

• Felles booking-epost for kommunale formålsbygg.
• Utvidelse i bruk av digital kalender.
• Oppdatere informasjon gjennom hjemmesider.

Vedlegg

Forslag til vedtak i PS 33/2026 Utleieregler og rutiner for kommunale formålsbygg

Saken sendes tilbake til administrasjonen for videre utredning og revidert saksframlegg. Det bes om at nytt saksfremlegg inkluderer vurderinger av følgende forhold:

1. Gratis utlån av barnehagebygg/lokaliteter til barnebursdager vurderes.
   1. Det bes særskilt om en vurdering av personvernhensyn og om krav etter personvernforordningen (GDPR) fortsatt utgjør en utfordring dersom utlånet begrenses til familier med barn med plass i den aktuelle barnehagen.
2. Mer fleksible ordninger for booking av treningstid,digitale løsninger og adgangskontroll
   1. Muligheten for kortere søknadsperioder for treningstid i svømmehall, gymsaler og andre kommunale anlegg/formålsbygg** vurderes.
   2. Det bes om en gjennomgang av aktuelle digitale løsninger for booking, administrasjon og adgangskontroll, inkludert mulige portalløsninger og elektroniske låsesystemer.
   3. Vurderingen skal omfatte muligheten for reservasjon på dag-, uke- og månedsbasis.
   4. Vurderingen bør omfatte aktuelle løsninger som benyttes i andre kommuner, samt et overordnet kostnadsoverslag for implementering. (Eks. BookUp som benyttes i eks. Drammen og Kongsberg eller AktivKommune som benyttes av Trysil og Kvam)
3. Differensierte leiesatser.
   1. Det bes om en vurdering av om private grupper og enkeltpersoner over 20 år bør betale en høyere leiesats, nærmere markedspris, ved leie av kommunale formålsbygg ** som svømmebasseng, gymsaler, møterom etc.
   2. Vurderingen må samtidig ivareta ønsket om fortsatt gratis utlån til lokale lag, foreninger, frivillige organisasjoner og politiske organer. *
4. Frivillige arrangementer

a.Det bes om forslag til hvordan utleieregler og retningslinjer kan utformes for å sikre at frivillige arrangementer og dugnadsbaserte aktiviteter (eks. Grendacup) og tilsvarende lokale arrangementer, ikke påføres urimelige leiekostnader.

Revidert sak legges frem for politisk behandling.

*Skoler og barnehager skal ha prioritet på dagtid samt at idrettslag skal ha prioritet på treningstider på ettermiddag/kveld (langtidsleie)

** Kommunale anlegg/formålsbygg, svømmehall/basseng, gymsaler,Geilohallen,fjellvang,Storesalen,Bygdehal, ikke uttømmende liste. Men gjelder ikke kommunalbygningsmasse som ikke har vært inkludert i liknende utlån/leie tidligere, eksempelvis kommunehus, vannverk, fjelleiendommer osv.

Vedlegg