Bærekraftige og innovative kommuner 2030 - etablering av et helhetlig interkommunalt samarbeid mellom Skaun, Melhus og Midtre Gauldal

Kommunestyret:

1. Slutter seg til at det er etablert dialog og gjennomført en første fase med utredninger om interkommunalt samarbeid på områdene sentralbord, postmottak, arkiv og lønn, regnskap, fakturering mellom kommunene Skaun, Melhus og Midtre Gauldal.
2. Ber kommunedirektøren gjennomføre et videre utredningsarbeid på ovenfor nevnte administrative områder med tanke på et formelt og forpliktende samarbeid, dette med bakgrunn i tidligere vedtak om at interkommunalt samarbeid generelt sett er den ønskede strategien for å oppnå mer effektiv ressursbruk. Resultatet av dette arbeidet legges fram for kommunestyret i juni 2026.
3. Slutter seg til at det kan prøves ut ulike samarbeidsløsninger mellom Skaun, Melhus og Midtre Gauldal for sentralbordtjenesten våren 2026 dersom det ligger til rette for dette.
4. Gir kommunedirektøren i oppdrag å utrede muligheter for samarbeid innenfor området samfunnsutvikling. I dette ligger å kartlegge hvilke gevinster ulike samarbeid innenfor dette området kan gi, og eventuelt også å prøve ut ulike samarbeid der det ligger godt til rette for det. Resultatet av dette arbeidet legges fram for kommunestyret i juni 2026.
5. Ber kommunedirektøren sikre at ansattes rett til medvirkning og medbestemmelse ivaretas i alle faser av prosjektet " Bærekraftige og innovative kommuner 2030 , etablering av et helhetlig interkommunalt samarbeid mellom Skaun, Melhus og Midtre Gauldal".
6. Ber om at det i alle faser av utredningsarbeidet tas utgangspunkt i prinsippet om likeverd mellom kommunene og en jevnbyrdig fordeling av ansvar.

Sammendrag

I de tre kommunene Midtre Gauldal, Melhus og Skaun foreligger det politiske vedtak om at interkommunalt samarbeid er en av flere veier å gå for å håndtere utfordringer når det gjelder kapasitet, sårbarhet og kvalitet i både tjenesteyting og forvaltning. Gjennom ITMidt har de tre kommunene allerede en velfungerende felles plattform for videre utvikling og fornying, IT er den mest sentrale faktoren for innovasjon, effektivisering og økt produktivitet.

Melhus og Skaun har allerede i dag felles Nav-kontor og det samarbeides om innkjøp og barnevern. Ut over dette har de tre kommunene hatt et felles stort prosjekt "Sammen om framtidens helsetjenester".

Gjennom denne saken ønsker nå kommunedirektørene i de tre kommunene politisk forankring og tilslutning til at et mulig interkommunalt samarbeid på flere områder utredes nærmere. De områdene det så langt er snakk om er sentralbord, postmottak, arkiv og lønn, regnskap og fakturering. Her er det ønskelig med en aksept for å gå videre til en fase 2 i arbeidet for å utrede et eventuelt forpliktende og formelt samarbeid. Videre er det ønskelig med tilslutning til at første fase av et utredningsarbeid innenfor området samfunnsutvikling kan starte opp. De tre kommunene tilhører samme bo- og arbeidsmarked, en felles «hverdagsregion». De har til sammen rundt 32 338 innbyggere (tall fra august 2024), og kan sammen ut fra dette også utgjøre en betydelig interessepolitisk kraft.

Utredningsarbeidet om et eventuelt utvidet interkommunalt samarbeid er altså satt i gang på grunn av de felles nasjonale utfordringer som kommunene står overfor; den demografiske utviklingen, at flere ressurser må brukes innenfor helse og velferd, færre barn og unge krever omstilling, økonomiske utfordringer, klima- og miljøtilpasninger, m.m. Formålet med utredningsarbeidet er å få jobbet fram et grunnlag for å kunne ta stilling til om det vil være gevinster å hente ved å inngå samarbeid på de administrative områdene og innenfor området samfunnsutvikling, og slik vil utredningsarbeidet også inngå som en del av beslutningsgrunnlaget for kommunestyrene.

I kommuneloven slås tydelig fast at kommuner kan utføre felles oppgaver gjennom et interkommunalt samarbeid.  Ulike samarbeidsmodeller kan benyttes, og kommunene har stor frihet til å velge modell. De samarbeidsområder som nå utredes for Skaun, Melhus og Midtre Gauldal handler om forvaltning og tjenesteproduksjon, og ut fra dette kan det synes som at det er de to samarbeidsformene vertskommunesamarbeid og kommunalt oppgavefellesskap som er mest aktuelle å vurdere nærmere. På nåværende tidspunkt er kun fase 1 i utredningsarbeidet gjennomført for de administrative fagområdene, og for området samfunnsutvikling er kommunene knapt i startgropa. En anbefaling om valg av organisasjonsmodell, vil derfor først kunne legges fram når resultatet av utredningenes fase 2 er gjennomført. Da blir det viktig at den organiseringen som velges både er faglig sterk og bærekraftig over tid.

Hvilke gevinster som kan hentes ut av et samarbeid, avhenger av organisering, samarbeidsavtaler og andre forhold som først vil bli utredet i en neste fase. Vurderingen av gevinster i denne fasen må derfor bli av mer generell karakter. Et samarbeid vil kunne gi høyere kostnadseffektivitet, men stordriftsfordelene vil kanskje være noe begrenset. Hva økt kostnadseffektivitet vil utgjøre i årsverk eller kroner, er vanskelig å si på dette tidspunktet da dette må vurderes og konkretiseres nærmere. De mer åpenbare gevinstene vil handle om redusert sårbarhet, større fagmiljø og fleksibilitet i oppgaveløsningen. Større og kraftfulle fagmiljø vil kunne ha betydning for omdømme, og slik gjøre rekruttering av nye medarbeidere enklere.

Pågående utredningsarbeid er organisert som et prosjekt med egen prosjektleder. For å holde oversikt, sikre framdrift og samarbeid i prosjektet er det utarbeidet en framdriftsplan med milepæler. Den fungerer som et veikart som skisserer trinnene i prosjektet. Framdriftsplanen er også sentral i kommunikasjonen med de ansatte for å bidra til forutsigbarhet, at de vet hva som skal skje i løpet av prosessen. Tillit er en kritisk suksessfaktor, og tillit bygges gjennom forutsigbarhet og felles mål. I pågående utredningsarbeid er det lagt opp til bred medvirkning fra de ansatte; tillitsvalgte fra alle de tre kommunene deltar sammen med kommunedirektørene i styringsgruppen, og de deltar i alle arbeidsgrupper. Vernetjenesten er representert i referansegruppen. Videre vil prosessen/utredningsarbeidet være naturlig og selvsagt tema på de ordinære arenaene for medvirkning og medbestemmelse i hver av kommunene.

Vedlegg