Forvaltningsrevisjon: prosjektrapport sakshandsaming/etterleving av gjeldande rutiner og prosedyrer

Kontrollutvalet kjem med slik tilråding til kommunestyret:

1. Kommunestyret tek til vitende forvaltningsprosjektet “Sakshandsaming og etterleving”, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon, datert 11.10.2024.

2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine tilrådingar skal følgjast/utførast:

3. a. Det skal vere klare, eintydige spor mellom eit enkeltvedtak og den underliggande dokumentasjonen i fagsystemet, og kommunen bør derfor journalføre all relevant informasjon som kan utløyse enkeltvedtak om helsetenester, eller som enkeltvedtak viser til, i fagsystemet.

4. b. Der kommunen ser at saksbehandlingstida kan bli meir enn ein månad, skal den så raskt som mogleg sørge for å sende eit foreløpig svar til søkaren (brukaren).

5. c. Kommunen skal vurdere å spesifisere aktuelle lovreferansar i skriftleg utarbeidde rutinar der dette manglar. 

6. d. I saker der det er utarbeidd tiltaksplan eller slik plan er under utarbeiding, skal kommunen sørge for at dette blir vist til eller nemnt i enkeltvedtaket knytt til ein brukar sin søknad om ei spesifikk helseteneste.

7. e. Kommunen skal oppdatere rutinebeskrivelsen for tryggleiksalarm med at brukaren skal informerast om at det er ei betalingsteneste. Kommunen bør vidare vurdere å endre enten rutinebeskrivelsen eller praksis med hensyn til flytskjema, slik at vert samsvar mellom desse.

8. f. Kommunen skal scanne og arkivere signerte avtalar om matombering elektronisk i fagsystemet, sidan dette er ei teneste som krev enkeltvedtak. Undervegs i forvaltningsrevisjonsprosjektet har kommunen uttrykt at saksbehandlinga knytt til matombering er endra i samsvar med denne rutinen.

9. g. For behandling av søknader om omsorgsløn skal kommunen sørge for fysiske møte, også i saker som er knytt til fornying (vidareføring) av avtale om omsorgsløn. 

10. Kommunestyret vedtek at kommunedirektøren skal lage ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan 15.01.2025 som viser kva tiltak som skal settast i verk for å følge opp tilrådingane i rapporten, kva tid tiltaka skal settast i verk og kven som har ansvaret for iverksettinga.