Saken utsettes til Bystyrets møte i juni.
Bystyret tar rapporten Offentlige anskaffelser i Arendal kommune til orientering, og ber kommunedirektøren:
1. ta stilling til videre bruk av rammeavtaler hvor avtalens samlede verdi er oversteget,
1. etablere systemer som kan sikre en tilstrekkelig overvåking av kommunens rammeavtaler når det kommer til de samlede avrop og avtalens restverdi,
2. etablere en systematisk tilnærming til innkjøpsarbeidet, hvor lederforankring gis tilstrekkelig oppmerksomhet,
3. sikre at ledere med delegert myndighet vurderer innkjøpsstruktur, herunder kompetanse, roller, ansvar og myndighet knyttet til offentlige anskaffelser,
4. vurdere etablering av maler og sjekklister for praktisk bruk i sektorene og foretakene,
5. videreføre arbeidet med å styrke den sentrale innkjøpsfunksjonens kapasitet til å imøtekomme kommunens behov for faglig støtte, og
6. vurdere å utarbeide en årlig innkjøpsrapport til bystyret som viser oppfølging av anskaffelsesstrategien.
Bystyret ber kommunedirektøren om å gi en kortfattet skriftlig og tilhørende muntlig tilbakemelding til kontrollutvalget senest til deres oktobermøte i 2024, om de tiltak som er satt i verk for å følge opp vedtaket og revisjonens anbefalinger
Arendal bystyre tar rapporten «Offentlige anskaffelser i Arendal kommune» til orientering, og har følgende forventninger til det videre arbeidet med offentlige anskaffelser:
(A) At hele organisasjonen SKAL følge anskaffelsesreglementet og være en seriøs aktør i markedet.
(B) At den månedlige rapporteringen til formannskapet og bystyret inkluderer en redegjørelse av status på arbeidet med anskaffelser i kommunen.
(C) At kommunedirektøren fortløpende imøtekommer kontrollutvalgets anbefalinger nedenfor i punktene 1-7
Kontrollutvalget ber kommunedirektøren:
1. ta stilling til videre bruk av rammeavtaler hvor avtalens samlede verdi er oversteget,
2.. etablere systemer som kan sikre en tilstrekkelig overvåking av kommunens rammeavtaler når det kommer til de samlede avrop og avtalens restverdi,
3. etablere en systematisk tilnærming til innkjøpsarbeidet, hvor lederforankring gis tilstrekkelig oppmerksomhet,
4. sikre at ledere med delegert myndighet vurderer innkjøpsstruktur, herunder kompetanse, roller, ansvar og myndighet knyttet til offentlige anskaffelser,
5. vurdere etablering av maler og sjekklister for praktisk bruk i sektorene og foretakene,
6. videreføre arbeidet med å styrke den sentrale innkjøpsfunksjonens kapasitet til å imøtekomme kommunens behov for faglig støtte, og
7. vurdere å utarbeide en årlig innkjøpsrapport til bystyret som viser oppfølging av anskaffelsesstrategien.
(D) Bystyret ber kommunedirektøren om å gi en kortfattet skriftlig og tilhørende muntlig tilbakemelding til kontrollutvalget senest til deres oktobermøte i 2024, om de tiltak som er satt i verk for å følge opp vedtaket og revisjonens anbefalinger.
Arendal bystyre tar rapporten til orientering med følgende tillegg:
Det presiseres at reglement for offentlige anskaffelser, vedtatt av Arendal Bystyre 30/3 - 2023, gjelder for hele kommunens organisasjon inkludert foretakene. Kommunedirektøren skal påse at det etableres nødvendige systemer som sikrer at reglementet med tilhørende forskrifter og vedlegg til enhver tid følges opp.
Dersom det er sannsynlig at en vare eller tjenestes samlede anskaffelsesverdi vil overstige en terskel på kr.100 000,- eks.mva skal slike anskaffelser omfattes av vedtatt reglement for offentlige anskaffelser i Arendal kommune. Kommunedirektøren bes gjøre en vurdering over hvilke varer og tjenester som vil omfattes av flere mindre enkeltanskaffelser med en antatt totalverdi over terskelen for bruk av vedtatt anskaffelsesreglement.
Kommunedirektøren sørger for å forbedre rutinene for videre bruk av rammeavtaler ved at det etableres systemer som sikrer tilstrekkelig overvåking av kommunens rammeavtaler når det kommer til de samlede avrop og avtalens restverdi.
Kommunedirektøren sikrer at ledere med delegert myndighet vurderer egne innkjøpsstrukturer, herunder kompetanse, roller, ansvar og myndighet knyttet til offentlige anskaffelser.
For bedre oppfølging av enkeltanskaffelser skal det etableres veiledere, maler og sjekklister for praktisk bruk i sektorene og foretakene.
Dersom det av praktiske grunner må avvikes fra gjeldene reglement skal det tydelig fremkomme årsak ved føring av anskaffelsesprotokoll.
For fremtiden kan kommunens anskaffelsesreglement med fordel også utvides til å omfatte interkommunale selskap der Arendal Kommune er involvert. Kommunedirektøren gis i oppdrag å legge frem sak hvor det tas et initiativ overfor øvrige aktuelle eierkommuner.
Arbeidet med å styrke den sentrale innkjøpsfunksjonens kapasitet til å imøtekomme kommunens behov for faglig støtte videreføres
Kommunedirektøren sørger for at det utarbeides en årlig innkjøpsrapport til bystyret hvor oppfølgingen av anskaffelsesstrategien vises
Bystyret ber kommunedirektøren om å gi en kortfattet skriftlig og tilhørende muntlig tilbakemelding til kontrollutvalget senest til deres oktobermøte i 2024, om de tiltak som er satt i verk for å følge opp vedtaket og revisjonens anbefalinger